Пересортица, недостача, излишки в аптеке: почему они случаются и что делать
В идеале фактическое наличие товара должно совпадать с документальными данными. Но достаточно часто в аптеке случаются несоответствия: отсутствует то, что должно быть в наличии или, наоборот, имеется товар, которого быть не должно. Обнаруживаются недостача, излишки или и то, и другое одновременно, как правило, на инвентаризации. Однако подобные «сюрпризы» могут выявиться и случайно, в ходе повседневной работы.
Как образуется недостача и откуда берутся излишки
|
Причины недостач и излишков в аптеке |
|
|
Человеческий фактор |
Технический фактор |
|
1. Ошибки |
Сбои в программном обеспечении |
|
2. Халатность |
|
|
3. Кражи |
|
Наиболее частая причина расхождений – непреднамеренные ошибки при операциях с товаром. Фармацевтические работники каждый день выполняют огромное количество операций с товаром в условиях большой номенклатуры, внушительного товарооборота и непрерывного потока покупателей. Ошибки по невнимательности зачастую происходят вследствие усталости из-за большой загруженности аптечных сотрудников. Они могут допускаться на любых этапах работы с товаром:
1) При приемке
Например, поставщик не доложил или переложил какую-то позицию, а фармацевт при приемке не заметил. Сейчас, когда каждую упаковку маркированных препаратов необходимо сканировать, такие случаи практически исключены. Тем не менее такое может случаться с немаркированными аптечными товарами.
2) При перемещении товаров из одной аптеки в другую внутри аптечной сети
Отсканировали товар, но не положили или наоборот. Скорректировали позиции, удалили строчку, а упаковку не убрали. А в пункте назначения не проверили должным образом, положившись на коллег.
3) При отпуске на кассе
Допустить ошибку особенно легко, когда у посетителя большой список, он берет по нескольку упаковок, меняет решение, а за ним стоит очередь из нетерпеливых покупателей. Например, фармацевт собрал по списку несколько наименований, покупатель отказывается от одного из препаратов: «Этот не надо, уберите пожалуйста». И тут же что-нибудь спрашивает. Фармацевт убирает строчку на компьютере, отвлекается и забывает убрать из уже подготовленного пакета.
Другой вариант: просят, например, четыре пачки цитрамона. Фармацевт сканирует, покупатель просит убрать одну. Фармацевт торопится, нервничает, убирает, как ему кажется, последнюю соштрихованную упаковку и не сканирует оставшиеся 3 блистера заново. В итоге получается, что осталась не та, которая числится по факту в программе.
Еще один вариант возникает при неправильно поделенной упаковке, когда доли вносятся вручную.
4) При инвентаризации
Например, был списан в недостачу препарат, который впоследствии нашелся.
Отдельно можно выделить следующие причины недостач или излишков:
- халатность — может заключаться в небрежности или игнорировании пересчета больших количеств как при приеме, так и при отпуске;
- кражи — происходят со стороны посетителей, особенно в аптеках с открытой и полуоткрытой выкладкой, когда препараты находятся в торговом зале в открытом доступе или расположены в прикассовой зоне так, что до них можно легко дотянуться. Случаются кражи и со стороны сотрудников;
- сбои в программном обеспечении — могут приводить к неправильному считыванию штрих-кода, пробитию чека без списывания с остатков, дублированию остатков. Такие случаи редки, обычно выявляются сразу и решаются вызовом программиста.
С подобными проблемами можно столкнуться абсолютно в любой аптеке, редко когда инвентаризация проходит «в ноль». Как правило, недостач и пересортиц тем больше, чем крупнее аптека - больше штат, товарооборот, проходимость и ассортимент. Особенно, если штат неукомплектован и на фармацевтов возлагаются и другие обязанности.
Работники аптек поделились с нами несколькими историями:
«Работала в одной из сетей — вечные недостачи, на огромные суммы. Дважды в год инвентаризации и 2 человека коллектив. Аптека небольшая была. Сбежала оттуда. Поймала по камерам воровку, а на меня ещё хотели повесить украденный товар».
«За 25 лет заплатила один раз — не могли найти “Виагру”, посмеялись: хоть кому-то было хорошо и бесплатно».
«Подводила программа. Проданные препараты возвращались из небытия. Я их называла "ваньки-встаньки". Соответственно, на инвенте были сюрпризы. Причем это было видно по движению товара, приходным накладным и реализации, но руководству было фиолетово: нет - плати».
«Работала в сети, текучка кадров, отсюда и недостача, минус 1,5-2 тысячи. И в частных аптеках работаю, есть недобросовестные первостольники минус большой был…»
Если в аптеке выявлены недостача или излишки
Как правило, в аптеках установлена коллективная материальная ответственность сотрудников. Если конкретное виновное лицо не установлено, общая сумма недостачи распределяется на всех членов коллектива и погашается за их счет. Излишки товара ставятся на приход. В случае пересортицы допустим взаимозачет. Это касается только немаркированного товара, поскольку ввести заново в оборот маркированные лекарственные препараты невозможно.
Что такое пересортица и применимо ли это понятие в аптеке?
Пересортица – это одновременная недостача одного сорта и излишек другого сорта товаров одного и того же наименования. Иными словами, пересортить можно похожий товар. Пересортицей можно назвать различие по производителю. Например, в наличии имеются таблетки Лоратадин 10 мг №10 производства «Татхимфармпрепараты», а в системе числятся таблетки Лоратадин 10 мг №10 завода «Биосинтез». Или пастилки «Доктор Мом» с клубничным вкусом вместо одноименных лимонных пастилок – пересортица налицо. Несоответствие по QR- коду — тоже вариант пересортицы. При приемке маркированных лекарств пересортица выявляется сразу, а вот при продаже ее возможно не заметить.
Сразу оговоримся, для маркированных товаров понятие пересортицы применимо только теоретически. На практике она будет расцениваться как недостача и излишки. Более того, в системе МДЛП отсутствует функция ввода в оборот выведенного из товарооборота лекарства, поскольку даже два ЛП, одинаковых по всем параметрам (лекарственная форма, наименование, производитель, дозировка, количество), но с разными, уникальными QR-кодами считаются двумя разными объектами.
В отношении недостач и излишков немаркированных товаров при пересортице возможен взаимозачет по решению руководителя аптечной организации. Взаимозачет производится при условии, что пересортица выявлена в одном и том же проверяемом периоде, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении товара одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Например, при инвентаризации обнаружено два лишних бинта 7х14 см одного производителя и не хватает двух бинтов такого же размера другого производителя. Если их стоимость эквивалентна — излишки перекрывают недостачу в полном объеме. Если сумма недостачи больше суммы излишков, разница списывается за счет виновных лиц. Если же виновные лица не установлены, недостающая сумма списывается на финансовые расходы аптеки.
Как избежать недостачи и необходимости возмещения ущерба
Меры предотвращения недостач и пересортиц вытекают из их причин, и многое зависит от того, как поставлена руководством работа в аптеке. Чтобы не пришлось оплачивать из собственного кармана сумму, обнаруженную в ходе инвентаризации, нужно:
- При приеме на работу поинтересоваться, когда была последняя инвентаризация и с какими результатами. Посмотреть, как организована работа в аптеке, как распределены функции между сотрудниками. Уточнить, есть ли возможность отдохнуть в течение смены (ведь ошибки чаще происходят как раз из-за излишней нагрузки);
- При работе соблюдать последовательность действий, прописанную в инструкциях, СОПах;
- Не спешить, даже если вас торопит очередь;
- При обнаружении несоответствия сообщить руководству. Если виновный найдется, погашать недостачу будет он.
Совсем избежать недостач и пересортиц, к сожалению, невозможно. Но задача свести их к минимуму – цель, к которой надо стремиться. Добиваться точного соответствия товара и бухгалтерских документов — в интересах и собственников аптечной организации, и ее работников, а значит, эта работа должна вестись совместно.
Расскажите, какая самая крупная недостача или излишек были в вашей аптеке?
Отвечаем на вопросы в прямых эфирах Вконтакте: https://vk.com/pharmznanie
Обсудить последние новости со всеми коллегами России вы можете в чатах:
Telegram: https://tglink.ru/pharmorden
ВКонтакте: https://vk.me/join/AJQ1d_D2XxaDy9IdzL0e6EqH
Чтобы оставить комментарий к статье, вам нужно зарегистрироваться или войти.
