Кассовая дисциплина в аптеке: правовые требования и практические рекомендации

Продажи лекарств через аптеки находятся под полным контролем государства: любая оплата должна проводиться через онлайн-кассу, при этом обязательно выдается чек. Кроме того, все данные об отпущенных медикаментах передаются в государственную систему мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП). При расчетах с покупателями работники аптеки должны выполнять строгие правила, которые обеспечивают отслеживание выручки и корректности расчета налогов в аптеке. Основное бремя соблюдения правил ложится на работника первого стола: с покупателем взаимодействует именно он.

Что такое кассовая дисциплина: основные понятия и нормативная база

Выполнение правил проведения расчетов и работы с наличностью можно отнести к соблюдению кассовой дисциплины. Слово «касса» имеет несколько значений:

1. Контрольно-кассовая техника, т.е. аппарат, который установлен на прилавке аптеки.
2. Место, где кассир работает с наличностью, изолированное помещение или его часть. Там, как правило, устанавливают сейф для хранения наличных денег и документов, сигнализацию и видеонаблюдение. Специальных требований к этой комнате в законе нет, так что аптека организует кассу по своему усмотрению. Кассира назначают приказом руководителя. С ним заключают договор о полной матответственности. В небольшой аптеке функции кассира может выполнять заведующий, также на основании приказа.
3. Совокупность операций компании с наличными средствами.

Кассовая дисциплина в аптеке означает соблюдение порядка и правил проведения кассовых операций. К таковым отнесены операции по работе с наличными деньгами, в частности это:

• прием наличных денег в кассу (приходование);
• выдача наличных денег из кассы (расходование);
• хранение наличности в кассе.

В кассовую дисциплину включают и соблюдение правил работы с контрольно-кассовой техникой (ККТ) при расчетах с покупателями.

Основные правила работы с наличностью

Правила работы с наличными деньгами закреплены в следующих документах:

• Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов» (далее – Указание № 5348-У);
• Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание № 3210-У).

Они касаются порядка хранения, поступления и выдачи наличных денег.

Хранить наличные в кассе можно только с соблюдением определенного лимита. Все, что осталось сверх него на конец рабочего дня, нужно сдать в банк. Правило не относится к ИП, микро- и малым предприятиям. Критерии, по которым аптеку или другое юрлицо могут отнести к этим категориям, установлены в ст. 4 Закона о развитии малого и среднего предпринимательства № 209-ФЗ.

Лимит наличных аптека определяет с помощью специального расчета, который утверждается приказом руководителя. Его можно пересмотреть, если объемы поступлений или выдачи наличных существенно изменились. 

Для расчета используют показатели по выбору (п. 2 Указания № 3210-У):

• суммы прихода в аптеку наличной выручки;
• суммы наличных, которые аптека выдает из кассы.

Обычно размер выдаваемых денег в аптеке невелик. Например, зарплата перечисляется на карты работников, а остальные выдачи несущественны. В таком случае лимит лучше рассчитывать по приходу выручки. Тогда он будет больше, а значит, меньше риск этот лимит превысить. А если использовать другой показатель для расчета, лимит будет минимальным.

Пример расчета лимита остатка кассы по наличной выручке

Формула для расчета приведена в Приложении к Указанию № 3210-У:

Лимит кассы = Выручка за расчетный период / Расчетный период (в раб. днях) Х Кол-во дней между днями сдачи выручки в банк

Расчетным может быть любой период: неделя, месяц или несколько рабочих дней (до 92). Количество рабочих дней между днями сдачи выручки — не более семи.

Лимит остатка наличных можно превышать в двух случаях (п. 2 Указания № 3210-У):

• настал день выдачи зарплаты;
• наличные поступили в кассу в выходной день.

Приход в кассу наличных оформляют приходным кассовым ордером. Деньги могут поступить в качестве выручки, из банка на определенные нужды, от работника, который сдает неизрасходованный остаток средств, и т.д.

Выдача наличных из кассы для аптек-организаций возможна только на строго определенные цели (п. 6 Указания № 3210-У, п. 1 Указания № 5348-У):

• на зарплату и другие выплаты работникам (например, командировочные);
• под отчет на расходы для работы аптеки;
• для передачи наличных для обособленного подразделения и на другие цели, которые встречаются редко.

ИП может получать из кассы наличные деньги и на свои личные расходы.

При выдаче наличных на хозяйственные закупки нужно оформить расходный кассовый ордер (РКО), при выдаче зарплаты нескольким сотрудникам — расчетно-платежную ведомость или платежную ведомость и РКО на выданную сумму. По каждому приходному и расходному кассовому ордеру нужно оформить запись в кассовой книге.

Правила оформления документов при кассовых операциях содержатся в Указании № 3210-У, а формы документов — в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Рассчитываться наличными с другими юрлицами и ИП можно только в определенных суммах. Например, лимит при покупке товаров у них по одному договору он составляет 100 тыс. руб. (п. 4 Указания № 5348-У).

Кассовая дисциплина при расчетах с покупателями

Сотрудник аптеки, который продает товары покупателям, обязан соблюдать порядок расчетов с ними с использованием ККТ. Он регулируется Законом о применении ККТ № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ).

Все продажи должны быть зафиксированы в режиме реального времени. Для этого аптеки обязательно используют онлайн-кассы, заключая договор с оператором фискальных данных (ОФД), например, Такском, Платформой ОФД и др. Данные о каждой продаже от онлайн-кассы немедленно передаются в налоговую службу.

Онлайн-касса работает вместе с фискальным накопителем: он записывает все операции по кассе, чеки из него через ОФД уходят в ФНС. Затем на накопитель поступает подтверждение от ОФД об их принятии. Срок его службы — от одного года до трех, затем накопитель меняют.

Каждую онлайн-кассу аптека должна зарегистрировать в налоговой инспекции. Это можно сделать несколькими способами:

• удаленно через ОФД;
• на сайте налоговой службы;
•  в ИФНС (лично или через представителя);
•  через портал Госуслуг.

Поскольку допускается продажа только маркированных лекарств, в аптеке должно быть настроено оборудование для передачи данных в систему МДЛП. Некоторые модели онлайн-касс имеют встроенное программное обеспечение, которое передает такие данные. В статье мы не рассматриваем подробно работу с системой маркировки.

Онлайн-касса и расчеты с покупателем: ключевые процессы работы фармспециалиста

Все операции с онлайн-кассой строго регламентированы. Если работник аптеки допустит ошибку, исправлять ее следует также по определенным правилам. Посмотрим, какие действия нужно выполнять фармацевту или провизору при работе с онлайн-кассой.

Ниже при упоминании фармацевта мы подразумеваем любого фармспециалиста, который в силу должностных обязанностей отпускает покупателям аптечные товары.

Открытие рабочей смены и подготовка рабочего места

При открытии смены фармацевт должен:

• получить ключи от онлайн-кассы, авторизоваться в ее системе;
• проверить наличие ленты в кассе;
• сформировать отчет о начале смены через меню кассы. В некоторых моделях ККТ он формируется автоматически, когда пробит первый чек. В отчете должны быть указаны дата и время создания, номер смены, фамилия кассира и другие реквизиты;
• проверить, есть ли в кассовом ящике разменные деньги для сдачи, сверить остаток с данными от предыдущей смены.

Как проводить расчеты с покупателями с помощью онлайн-кассы: пошаговые рекомендации

Четкое и качественное обслуживание покупателей на кассе страхует фармацевта от совершения ошибок, а аптеку — от финансовых потерь. Покупатель будет рад возвращаться туда, где его вежливо и профессионально обслужили.

Аптека может утвердить регламент (стандарт) обслуживания покупателей, а выдержку из него в виде короткой пошаговой инструкции разместить на видном для работников месте. Руководитель аптеки должен обеспечить инструктаж сотрудников и сообщать им об изменениях законодательства, которые касаются их работы (п.п. 10, 11 Правил надлежащей аптечной практики, утв. Приказом Минздрава № 259н).

Итак, при проведении расчетов с покупателем на кассе рекомендуем такой алгоритм:

1.  Отсканируйте коды маркировки на товарах.
2. Назовите четко покупателю сумму, которую он должен оплатить, а при возникновении вопросов — стоимость каждого лекарства.
3. Уточните, в какой форме посетитель будет оплачивать товар: наличными, картой, QR-кодом, с помощью мобильного телефона или биометрии. Опции зависят не только от его желания, но и от кассового оборудования аптеки.
4. При оплате безналичным способом дождитесь, пока на терминале отобразится поступление оплаты и выйдет чек. В некоторых моделях онлайн-касс чек можно пробить только после поступления денег.
5. Если покупатель платит наличными, примите купюры и монеты, озвучьте полученную сумму, а затем проверьте доступными способами купюры на подлинность.
6. Передайте покупателю лекарства или другие товары, а также сдачу и кассовый чек (при наличном расчете) либо кассовый и банковский чеки (при безналичной оплате).
7.  Поблагодарите за покупку.

Если в процессе работы возникают неполадки с кассой или проблема в общении с покупателем, фармацевт должен обратиться к старшему сотруднику или к заведующему аптекой.

Как закрыть смену

Смена специалиста, который работает с онлайн-кассой, не может длиться более 24 часов — иначе касса блокируется. По окончании своей смены сотрудник, который выполнял функцию кассира:

•  пересчитывает наличную выручку, сверяет ее с данными онлайн-кассы;
• формирует отчет о закрытии смены (ранее именовался Z-отчет). В нем должны быть ФИО работника, номер смены, точное время ее закрытия, количество пробитых чеков, сумма выручки от оплаты картами и наличными. Отчет сохраняется в фискальном накопителе и автоматически передается в налоговую службу;
• создает приходный ордер на сумму поступивших наличных денег и сдает выручку в кассу. Напомним, что кассой также именуется специальное помещение или место в аптеке, где хранятся наличные.

Другие кассовые документы, которые не относятся напрямую к ККТ, оформлять необходимо: приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу и др. Их формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Типичные ошибки при работе с онлайн-кассой: как исправить

Бывает, что фармацевт допускает ошибку, например, неверно оформляет сумму в чеке. Порой случается технический сбой, заканчивается лента, и чек остается не пробитым.

Ошибки нужно исправлять оперативно и по определенным правилам. Чтобы помочь справиться с ними, ФНС выпустила Методические рекомендации по исправлению ошибок (нарушений) при осуществлении расчетов. Они размещены на сайте ФНС.

Примеры устранения наиболее популярных ошибок согласно Методическим рекомендациям ФНС

Чеки коррекции можно сформировать в любой день. Если ошибки не исправить вовремя и их обнаружат, то аптеку могут оштрафовать. Для каждой версии формата фискальных данных в Методических рекомендациях ФНС указан свой способ исправления ошибок. Для аптек действует формат 1.2, он подходит для продаж лекарств с маркировкой и формирует документы для передачи в систему МДЛП.

Кто отвечает за соблюдение кассовой дисциплины при работе с ККТ

Как правило, ответственным является руководитель организации. Именно к нему применяются санкции при нарушениях. Однако конкретные функции по соблюдению порядка работы, например, контроль работы с покупателями, он может возложить на других лиц:

• заведующего аптекой;
• фармацевта / провизора, если такой специалист один;
• сотрудника с полномочиями старшего кассира, если фармацевтов / провизоров несколько.

Все подобные назначения должны быть оформлены приказом ИП или руководителя организации. 

Отдельным приказом оформляются детали порядка ведения кассовых операций, например: место размещения кассы, лимит выручки, время получения и сдачи наличных, ответственные должностные лица, у кого хранятся ключи от сейфа, какими документами оформляют приход и выдачу наличных и т.п. С приказом нужно ознакомить ответственных лиц.

Штрафы за нарушения при работе с онлайн-кассой

Соблюдение правил работы с онлайн-кассой проверяют налоговые инспекторы, которые могут прийти в любой момент. Штрафы предусмотрены статьей 14.5 КоАП РФ. Рассмотрим наиболее распространенные нарушения и санкции за них.

Штрафы могут заменить предупреждением, если раньше нарушений у аптеки не было и есть другие обстоятельства, которые инспектор может принять во внимание. 

Кроме самой аптеки, наказать могут ее должностных лиц, в частности, руководителя. К ним применяются санкции, предусмотренные для ИП.

Надо сказать, что штрафы за нарушения при работе с ККТ планируется увеличить. В феврале 2026 г. законопроект об этом прошел первое чтение в Госдуме. Например:

• минимальный штраф за неприменение ККТ для юрлиц может по проекту составить 150 тыс. руб. Сейчас — 30 тыс. руб.;
• для должностных лиц «минималка» за то же нарушение может повыситься до 30 тыс. руб. (сейчас — 10 тыс. руб.).

Штрафы для ИП, если этот проект одобрят, будут такими же, как для юрлиц.

Когда можно не применять онлайн-кассу и не считаться нарушителем

В исключительных случаях расчеты можно не проводить через онлайн-кассу. Это касается (ст. 2 Закона № 54-ФЗ):

• аптек в фельдшерских (фельдшерско-акушерских) пунктах в селах, а также в отдаленных или труднодоступных местностях, перечень которых утверждают субъекты РФ;
• обособленных подразделений медорганизаций с лицензией на фармацевтическую деятельность в сельской местности, где нет аптек.

Но если посетитель потребует, ему нужно выдать документ о расчетах.

В местах, где нет связи, а население не превышает 10 тыс. человек, можно выбить чек, но не передавать данные в налоговую службу. Перечень таких местностей также утверждают регионы (п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, Приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 № 616 «Об утверждении критерия определения отдаленных от сетей связи местностей»).