Обучение работников аптек: работодателю — расходы, сотрудникам — вычет

Фармспециалисты должны регулярно повышать квалификацию, чтобы успешно проходить периодическую аккредитацию. По новым правилам значительную часть занятий нужно посещать очно, а это увеличивает расходы аптек на обучение специалистов. Выгоднее направить работника на учебу в некоммерческую или коммерческую компанию? Как влияет режим налогообложения аптеки на учет расходов на образование? В каком случае работник сможет получить налоговый вычет «за учебу»? Разбираем с экспертом налоговые аспекты оплаты обучения.

Напомним, профессиональное обучение фармработников возможно в форме: 

• повышения квалификации (ПК) для прохождения периодической аккредитации;
• профпереподготовки;
• дополнительных курсов вне программ повышения квалификации.

Переподготовка дает новую квалификацию, а ПК проводится в рамках имеющейся. Для фармспециалиста ПК — условие допуска к работе (ст. 21, ч. 4 ст. 196 Трудового кодекса, п. 2 ч. 1 ст. 72, п. 8 ч. 1 ст. 79 Закона об охране здоровья). Поэтому работодатель должен оплатить повышение квалификации или компенсировать сотруднику его стоимость. 

Профпереподготовку и иные курсы, которые работник решает пройти по своей инициативе «для общего развития», работодатель оплачивать не обязан. Хотя и может полностью или частично компенсировать работнику траты на обучение, если стороны об этом договорились.

Как аптеке организовать повышение квалификации работников

Планировать обучение лучше заранее, тем более сейчас его часть должна проходить в очной форме, а значит, сотруднику придется отсутствовать на работе.

К началу каждого года рекомендуем составлять предварительный план обучения: список сотрудников для прохождения обучения, календарный и тематический план, определить образовательные организации, определить форму обучения – очно или частично дистанционно. С учетом плана можно посчитать бюджет. Оформить план обучения можно приказом или распоряжением.

Каждый месяц или в другие подходящие периоды руководитель юрлица на основе этого плана издает приказ: кого, куда и на какую программу направляют, в какие сроки и форме будет проходить обучение (очно или заочно, с отрывом от производства или нет). Работников нужно ознакомить с приказом, который их касается. 

Пример приказа о направлении работника на обучение

Что дополнительно оплачивает аптека

Помимо оплаты курса ПК, аптека должна сохранять за работником средний заработок при учебе с отрывом от производства и оплатить ему поездку в другую местность, если это необходимо. Подробнее об этом мы писали здесь. Размер и порядок оплаты командировочных должен быть установлен в локальном акте аптеки.

Соглашение с работником и договор с образовательной организацией

При направлении фармацевтов на курсы повышения квалификации работодатель заключает:

• Соглашение с работником об обучении (ст. 197 Трудового кодекса РФ). В нем указывают образовательную организацию, наименование программы и сроки ее прохождения, форму обучения, порядок его оплаты и другие детали. Ученический договор не заключается, поскольку он предусматривает профессиональное обучение и переобучение, т.е. имеет другой предмет.
• Договор с образовательной организацией на прохождение обучения работников по программам повышения квалификации. В таком договоре или приложении к нему указывают ФИО сотрудников, которые должны пройти обучение, содержание учебных программ и количество часов обучения, сроки, порядок, форму прохождения обучения и т.п.

Работник прошел обучение и уволился — можно ли с него взыскать расходы?

Если речь об обязательном повышении квалификации, то у аптек такого права нет. Обучение проводилось по требованию закона. А значит, взыскать его стоимость с работника нельзя. Даже если условие о возврате денег на случай увольнения включат в договор с работником, это не сработает. Он может подать в суд и выиграть.

Налоговые аспекты расходов аптеки на обучение

Налоговые нюансы расходов аптек на обучение работников зависят от того, какую систему налогообложения применяет компания.

ОСНО

Если аптека на общем режиме налогообложения (ОСНО), то расходы на обучение можно включить в состав прочих расходов при расчете налога на прибыль (подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 Налогового кодекса, далее — НК РФ). Для этого нужны:

• договор с образовательной организацией;
• акт оказанных образовательных услуг;
• учебная программа образовательной организации с количеством часов обучения;
• сертификат или иной документ о том, что работники прошли обучение.

У образовательной организации должна быть лицензия. Кроме того, по мнению Минфина России, учесть расходы можно, только если услуги оказываются некоммерческой образовательной организацией [1]. Поэтому при планировании обучения работников выгоднее выбрать именно некоммерческую компанию.

Если фармацевты или провизоры учатся в другой местности, то все затраты, связанные с поездкой, также принимаются в расходах по налогу на прибыль (на проезд до места обучения и обратно, наем жилого помещения, суточные и т.д.). Оплата сотруднику этих расходов, а также оплата обучения не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Иногда аптека выплачивает компенсацию за обучение, которое приобрел сам сотрудник. Но важно знать, что, по мнению Минфина России, учесть эту компенсацию в расходах нельзя [2]. Поэтому аптекам лучше напрямую заключать договоры с образовательными организациями.

УСН

Аптеки на упрощенной системе налогообложения (УСН) с объектом «доходы минус расходы» также могут учесть в расходах при расчете упрощенного налога расходы на обучение работников (подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Требования для учета такие же, как установлены по налогу на прибыль (п. 3 ст. 264 НК РФ).

НДС

Образовательные услуги не облагаются НДС, если их оказывают некоммерческие образовательные организации с лицензией, в том числе по программам повышения квалификации (подп. 14 п. 1 ст. 149 НК РФ) [3]. Поэтому в договоре на обучение суммы НДС быть не должно.

Вычет НДФЛ: если фармспециалист оплатил обучение сам

Если обучение не связано с обязательным повышением квалификации и проходит по инициативе работника, то оплачивать и возмещать расходы аптека не должна. 

Однако у работника есть возможность получить налоговый вычет по НДФЛ: часть денег, потраченных на учебу, «вернется» ему из бюджета (подп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ). Основные правила для вычета опишем ниже.

Сумма вычета — до 150 тысяч рублей в год

Получить вычет можно после окончания года, в котором были траты. При этом вычет ограничен суммой 150 тыс. руб. в год, причем в эту сумму входят и иные виды социальных вычетов (например, на лечение). Это не значит, что вы можете потратить на учебу 150 тыс. руб. и потом получить их обратно. Вы получите 13% от суммы, потраченной на обучение, а 150 тыс. руб. — как раз пороговое значение для этой суммы.

Пример: фармацевт в 2025 году сам оплатил 120 тыс. руб. за курсы, которые не являются обязательными. Суммы вписывается в лимит (не выше 150 тыс. руб. в год), поэтому в 2026 году он получит возврат налога из бюджета в размере 13% от трат, то есть 15,6 тыс. руб.

Другой пример: в 2025 г. наш фармацевт не только потратил на свою учебу 120 тыс. руб., но и оплатил медицинские услуги на сумму 60 тыс. руб. Общая сумма расходов — 180 тыс. руб., однако для расчета возврата налога будет использоваться только предельная сумма — 150 тыс. руб. Из бюджета человек получит 13% от 150 тыс. руб., то есть 19,5 тыс. руб.

Оформить вычет НДФЛ можно двумя способами — через налоговую инспекцию или через работодателя. 

Как фармспециалисту оформить вычет за обучение через ИФНС

Чтобы получить вычет за оплату образования, потребуется заполнить и подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ в личном кабинете налогоплательщика (далее — ЛК). Сделать это можно только после окончания того года, в котором было оплачено обучение. Если оплачивали учебу в 2026 г., то подать декларацию сможете в 2027 г. В декларации указывают название места работы, а также прикладывают справку об обучении, ее выдает образовательная организация. 

Интерфейс ЛК простой, снабжен подсказками, поэтому подать документы будет несложно. Выберите раздел «Вычеты», затем нажмите «Получить вычет».

Вы увидите список вычетов, которые вправе получать физлицо. Выберите раздел «Вычет при оплате образования». 

Система предложит вам перейти на страницу заполнения декларации 3-НДФЛ, если вы еще не подавали ее за предыдущий год, или продолжить работу в этом разделе.

На следующей стадии вы сможете загрузить справку, полученную от образовательной организации, внести стоимость обучения и другие данные.

После того, как заявление будет заполнено и отправлено, инспекция проведет проверку в срок от одного до трех месяцев. А затем перечислит деньги на счет физлица. 

Если у вас еще нет личного кабинета налогоплательщика, обратитесь в инспекцию, где получали ИНН.

Как фармспециалисту получить вычет за обучение через работодателя

Можно обратиться к работодателю, чтобы получить вычет в текущем году. Однако перед этим все равно придется обратиться в налоговую инспекцию. Это можно сделать лично или дистанционно через ЛК.

В ЛК потребуется заполнить заявление о подтверждении права на вычет, а также прикрепить справку от образовательной организации об оплате обучения. На основании этих документов инспекция выдаст уведомление о подтверждении права на вычет. Его работник аптеки должен принести работодателю, а также подать ему заявление о том, чтобы он предоставил вам социальный вычет по НДФЛ.

После этого при расчете зарплаты часть ваших доходов (в размере платы за обучение) не будет уменьшаться на сумму НДФЛ, и на руки вы получите больше.

Как подтвердить расходы на обучение, чтобы получить вычет НДФЛ

Независимо от способа обращения за вычетом, расходы на обучение должны быть подтверждены справкой об оплате образовательных услуг. Справку выдает образовательная организация. Ее форма утверждена ФНС России [4]. 

Сейчас порядок получения вычета упрощен: кроме справки ничего не нужно. То есть не требуется прикреплять к декларации договор об обучении, чеки или платежные поручения, и даже лицензию. 

Если у образовательной организации налажен электронный обмен с налоговой службой, справку она может направить и в электронном виде. Это упростит получение вычета, неважно, как это решил сделать работник: через работодателя или напрямую через инспекцию. Справка отразится в личном кабинете налогоплательщика.